Nota fiscal MEI de entrada e de saída: qual a diferença?

15/08/2022

4 min de leitura Atualizado em 29/01/2025

Mulher de óculos sorrindo e sentada enquanto mexe no seu laptop

Quando o assunto é emissão de notas fiscais, não são apenas os grandes negócios que precisam emiti-las. O microempreendedor individual (MEI) também precisa cumprir essa obrigação.

A diferença é que no MEI existem algumas exceções. Por exemplo, caso a venda seja feita para uma pessoa física, não é obrigatório emitir a nota, a não ser que seu cliente solicite o documento. Mas, caso a venda seja destinada a uma pessoa jurídica, será obrigatório fazer a emissão.

Outro ponto importante relacionado a esse documento são os tipos que existem. No caso, a nota fiscal MEI pode ser tanto de entrada, quanto de saída, ambas usadas em circunstâncias diferentes.

O que é a nota fiscal MEI?

A NF (nota fiscal) é o documento onde os órgãos tributários realizam a arrecadação de impostos sobre as vendas de produtos, insumos e prestação de serviços das empresas, incluindo o MEI.

Sua função é comprovar as vendas realizadas no seu negócio, gerando uma contrapartida para o estado. Afinal de contas, é por meio desses impostos e tributos arrecadados que vem o dinheiro usado para financiar os serviços públicos e a seguridade social.

Assim, os microempreendedores individuais, como dito antes, também estão sujeitos à emissão desse documento, incluindo as modalidades de notas de entrada e saída.

💡 Leia também: Guia completo de como começar um negócio do zero

O que é uma nota fiscal de entrada e saída?

A nota fiscal de entrada é usada para documentar tudo que entra no seu negócio. A operação mais comum desse tipo de nota é o recebimento de produtos ou matérias-primas usadas tanto para a revenda, quanto para a fabricação de produtos e execução de serviços.

Em outras palavras, é tudo aquilo que chega de um fornecedor para seu negócio, servindo como registro importante para a gestão do estoque e logística. Outro exemplo comum são as devoluções de produtos feitas pelos clientes. Nesse caso, em específico, como o item volta para seu negócio, o cliente não emite nota fiscal, quem deve fazer a emissão é o MEI.

Já a nota fiscal de saída se refere ao que sai do seu negócio. Em geral, para registrar os produtos vendidos para os clientes. Esse documento ajuda não só a fazer o controle de vendas e operações, como garantir os direitos dos consumidores em caso de trocas ou estornos, por exemplo.

Resumindo, a diferença entre as NFs é que a de entrada é realizada para registrar um produto ou insumo que entrou no estoque, enquanto a de saída é utilizada para fazer o controle de tudo o que saiu de dentro do seu negócio rumo ao seu cliente, seja ele pessoa física ou jurídica.

Veja quais são as principais aplicações para cada tipo de nota fiscal:

Principais aplicações da nota fiscal de entrada:

Devolução: usada em casos em que o cliente solicita a devolução de um ou mais produtos
Transporte: quando o cliente se responsabiliza pela retirada e transporte dos produtos
Nota Fiscal não obrigatória: quando o fornecedor não tem obrigação de emitir a NF
Exposição: quando um item exposto em outro lugar (museu e outros) retorna ao negócio
Leilão: quando um produto é adquirido pela empresa em leilões
Retorno de industrialização: quando o produto é industrializado e passa por um autônomo
Importação: quando documento de origem dos produtos não tem validade legal no Brasil

Principais aplicações da nota fiscal de saída:

Vendas no geral: todas as vendas feitas para pessoas jurídicas devem ser registradas em uma nota de saída e, no caso do consumidor pessoa física, a emissão é optativa
Vendas consignadas: produtos comercializados para serem revendidos exigem emissão da nota para vendas consignadas
Vendas futuras: o documento é emitido no momento da compra, com entrega programada para uma data posterior
Vendas para industrialização: usada em casos em que os itens vendidos são utilizados como matéria-prima para produção de materiais de industrialização
Notas complementares: emitidas quando há necessidade de ajuste de quantidade de produtos, valores e impostos do documento original.
Exportação: negócios que exportam produtos precisam emitir uma NF de exportação.
Remessa: usada no transporte de mercadorias entre filiais, acompanhando os produtos.

A importância do controle de notas fiscais para o MEI

Sem a nota fiscal, seu negócio é impedido de negociar com outras empresas e também enfrenta dificuldades de acessar linhas de crédito e demais serviços por não conseguir comprovar renda.

Conheça algumas vantagens de um bom controle fiscal:

Garante a formalização do negócio
Torna a gestão das finanças mais organizada
Auxilia na jornada de crescimento
Gera oportunidade de novos negócios
Serve como instrumento de segurança financeira

Formalize suas operações e evite dores de cabeça

Cumprir com todas as etapas de formalização do seu negócio, incluindo a emissão de notas fiscais, é essencial para que ele atue de forma correta e evite diversas dores de cabeça, como problemas com a Receita Federal ou ser impedido de realizar operações com outras empresas.

Faça sua gestão de forma adequada e, caso necessário, comece a usar ferramentas que facilitam esse processo e ajudam a manter suas finanças organizadas, permitindo a evolução dos resultados.