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Gestão financeira

Guia completo para organizar as finanças do negócio

Descubra como controlar as finanças do seu empreendimento de forma mais eficiente e estratégica

Mulher em pé utilizando celular

Se a gestão financeira pessoal já envolve uma lista de atividades para administrar, a dos negócios não poderia ser diferente, naturalmente com mais itens e necessidades. Afinal de contas, as finanças dos empreendedores não se limitam aos gastos e ganhos dos moradores de uma casa. 


Em um negócio, é preciso organizar as cobranças, recebíveis, pagamentos, tributos, impostos e vários outros processos que garantem uma boa saúde financeira. Saber cuidar de tudo isso é o diferencial para manter a eficiência operacional e alavancar seu crescimento. 


Segundo o Sebrae, no Brasil, 23,4% dos negócios abertos não sobrevivem ao mercado depois de dois anos. Passado o início dessa jornada, ainda existe o fechamento após cinco anos de atividade. De acordo com o IBGE, seis a cada dez empreendedores acabam falindo nesse período. 

Para não entrar nessas estatísticas e ter sucesso na gestão financeira do seu negócio, separamos as principais informações que você precisa saber para administrar melhor suas finanças, além de estratégias essenciais para colocar em prática agora mesmo.

 

Quais são os processos de uma gestão financeira eficiente?

Os procedimentos de uma gestão financeira variam de acordo com o porte e os objetivos do negócio. Mas alguns dos processos essenciais são:

Controle do fluxo de caixaGestão das contas a pagar e a receberControle de estoqueOrganização de notas fiscaisAdministração do capital de giroPlanejamento financeiro para definir metas e orçamentosAnálise dos resultados

A boa administração das atividades e recursos financeiros é importante para qualquer empreendedor que busca mais oportunidades para alcançar seus objetivos, ao mesmo tempo em que consegue lidar com imprevistos ou cenários de crise, visando sempre um desenvolvimento e crescimento contínuo, longe de dívidas e investimentos equivocados.

 

no Brasil, 23,4% dos negócios abertos

não sobrevivem ao mercado depois de dois anos

Conceitos básicos para entender

Antes de se aprofundar na gestão financeira, é importante entender alguns termos comuns quando se fala das finanças de um negócio. A seguir, separamos os principais e deixamos uma explicação simplificada.

  • Receita: todo o dinheiro que entra no negócio a partir da atividade que exerce com a venda de produtos ou serviços. 
  • Lucro: todo o dinheiro que sobra depois de descontar da receita os custos e despesas para manter o negócio. 
  • Caixa: o dinheiro disponível que o empreendedor tem para usar, seja para pagar despesas, fazer investimentos ou criar uma reserva financeira. 
  • Custo fixo: é o gasto mensal que não muda, independentemente da quantidade de produtos ou serviços vendidos, por exemplo salário de funcionários e manutenção de equipamentos. 
  • Custo variável: depende da quantidade de produtos ou serviços vendidos, como custo com embalagens, combustível e mão de obra temporária. 
  • Despesas: os gastos que mantém o negócio funcionando, entre eles internet, aluguel e material de escritório.  
  • Capital de giro: reserva de dinheiro que todo negócio precisa ter para arcar com os custos e manter as despesas em todo o período de funcionamento. 
  • Fluxo de caixa: é uma ferramenta de planejamento e controle financeiro que registra os recebimentos, pagamentos e outros valores que estão previstos. 
  • Balanço patrimonial: contabiliza dívidas, parcelamentos, valores a receber e todo o patrimônio do negócio convertido em dinheiro, por exemplo automóveis e prédios. 

 

E agora, como começar a controlar o financeiro?

Tendo plena consciência da importância de uma boa gestão financeira, conhecendo os principais processos e os conceitos envolvidos, fica mais fácil começar a colocar as finanças em dia e definir seus objetivos.

A seguir, veja 6 dicas que vão ajudar na sua organização na prática.

Tenha um plano de negócios

Tenha um plano
de negócios

Antes de começar a administrar as finanças, é importante que você tenha elaborado um planejamento financeiro para guiar todo o desenvolvimento e crescimento. Para isso, conte com o plano de negócios, que também será útil na definição de metas e dos recursos necessários para alcançá-las.  

Com isso, é possível definir um orçamento mais adequado, estimar os investimentos que precisa para atingir seus objetivos, mensurar os valores necessários para custos fixos e variáveis, entre outras projeções.

Separe o dinheiro do negócio das despesas pessoais

Separe o dinheiro do negócio
das despesas pessoais

Feito o planejamento financeiro, o próximo passo para gestão financeira é não misturar as contas das pessoas física e jurídica. Isso é um erro muito comum, principalmente entre os pequenos empreendedores, que acabam prejudicando o fluxo de caixa e capital de giro para futuros investimentos.

Para não sofrer com esses e outros problemas, o mais recomendado é definir um valor de pró-labore, que nada mais é do que sua remuneração mensal. Assim, você consegue fazer retiradas de dinheiro programadas, tendo uma visão mais clara da situação financeira do seu negócio.

Controle seu estoque

Controle
seu estoque

Se você vende produtos físicos, o estoque é um dos principais pontos de atenção para controlar na gestão financeira. É fundamental acompanhar e registrar todas as mercadorias que entram e saem, evitando prejuízos com produtos vencidos ou, então, problemas com estoque parado, ocupando espaço e usando recursos que poderiam ser destinados para outras estratégias.

Além disso, uma boa administração vai ajudar a planejar as reposições de acordo com as épocas de baixa ou alta demanda, pensando nas datas comemorativas, por exemplo. Assim, você tem mais eficiência operacional para assegurar a disponibilidade de produtos e, consequentemente, melhorar a qualidade das entregas.

Monte seu fluxo de caixa

Monte seu
fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta que vai controlar todas as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio para ter um acompanhamento contínuo dos custos, receitas e despesas. A ideia é que você tenha uma visão estratégica da sua situação financeira, visando uma preparação para as próximas semanas e meses.

Ou seja, com as informações registradas, você tem um histórico de todas as movimentações de dinheiro para tomar decisões mais assertivas, agindo para manter as contas sempre no azul e evitando possíveis problemas financeiros.

Defina seu capital de giro

Defina seu
capital de giro

Dominando o fluxo de caixa, você tem condições de determinar um capital de giro necessário para a manutenção e crescimento do seu negócio, garantindo recursos para cumprir com as obrigações financeiras e continuidade das atividades a curto prazo - entre o pagamento das contas e o recebimento das vendas.

Se precisar melhorar seu capital de giro, você pode fazer uma antecipação de recebíveis, que é basicamente transformar as vendas a prazo em dinheiro imediato ou, então, negociar melhores condições com seus fornecedores.
Planeje seus empréstimos

Planeje
seus empréstimos

Um empréstimo não significa necessariamente problemas ou dívidas. Pelo contrário, ele pode trazer diversas vantagens para o início de um negócio ou durante a expansão, como melhorar a saúde financeira, ajuda para compra de equipamentos e ferramentas, investimento em estoque e contratação de funcionários.

Independente da finalidade do crédito, para não prejudicar suas finanças na contratação, é importante que a decisão seja planejada e estudada, considerando diferentes fatores, como condições de pagamento e as vantagens da instituição financeira escolhida.

 

Estratégias para ajudar na sua gestão financeira

O sucesso de um negócio também depende das estratégias escolhidas. Hoje, existem diversos tipos de metodologias e soluções para facilitar as tarefas financeiras com menos dor de cabeça e mais economia de tempo.

Confira, abaixo, algumas boas práticas para deixar você no controle do dinheiro do seu negócio.

Escolha um modelo de orçamento

O orçamento de um negócio é uma ferramenta de gestão para medir e controlar a saúde financeira. Com ele, você consegue planejar as receitas, custos, despesas e investimentos futuros, em um período de um até três anos, de acordo com o ramo de atuação.

Para acompanhar e comparar o histórico dos resultados, existe mais de um modelo de orçamento que pode ser adotado, dependendo do perfil do negócio. Alguns deles são:

  • Orçamento estático: é seguido à risca até o próximo planejamento, geralmente feito depois de um ano. No período, nenhuma mudança pode ser aplicada na hora de destinar os recursos.
  • Orçamento flexível: pode ser alterado no período que foi definido, normalmente é usado para controle de despesas de fabricação ou operacionais.
  • Orçamento contínuo: é um modelo dinâmico que pode ser revisado com mais frequência, inclusive mensalmente. Ele é útil para negócios que trabalham com produtos perecíveis, por exemplo. 
  • Orçamento base zero: não consulta nenhum histórico, apenas analisa o custo-benefício como um todo para definir o mínimo necessário para seguir com as atividades. 
  • Orçamento baseado em atividades: começa com a previsão de vendas, depois estima as atividades e os recursos necessários para alcançar a meta.

Independente do tipo de orçamento escolhido, o mais importante é que ele esteja alinhado com suas necessidades e expectativas. Além disso, é fundamental que o documento seja organizado e atualizado sempre. 

 

Defina suas metas

Ter metas bem definidas é uma das melhores formas de direcionar o sucesso do seu empreendimento, motivando e engajando todos os envolvidos. Para alcançar os objetivos, existem algumas metodologias que podem contribuir no processo, uma simples de aplicar é a meta SMART.

Ela tem cinco características fundamentais para orientar as estratégias, são elas: S de specific (específica); M de measurable (mensurável); A de attainable (atingível); R de relevant (relevante) e T de time based (temporal).

Criamos um exemplo para você entender melhor. Imagine a seguinte situação: você precisa reduzir 20% dos custos com publicidade até o fim do ano. Nesse caso, sua meta é considerada:

  • Específica: quer reduzir os custos com publicidade;
  • Mensurável: a expectativa é a redução dos custos em até 20%;
  • Atingível: o objetivo é atingível com o esforço dos recursos humanos do negócio;
  • Relevante: influencia os gastos mensais;
  • Temporal: existe um prazo para realização. 

Use a tecnologia a seu favor

Para dizer adeus às tarefas manuais e repetitivas, evitando correr o risco de erros e perdas, a tecnologia é uma grande aliada para os negócios. Com ela, é possível automatizar e integrar diferentes informações relacionadas ao financeiro em um único sistema, como vendas, logística e marketing.  

A vantagem é ter mais praticidade para administrar todos processos da gestão financeira, entre eles conferência do fluxo de caixa, controle de estoque, emissão de boletos e notas fiscais. Com a geração de relatórios completos, fica mais fácil se dedicar à análise dos resultados e elaboração de estratégias.

Mulher sentado no sofá utilizando celular

Mercado Pago: mais benefícios e soluções para sua gestão financeira

No Mercado Pago, você consegue centralizar todas as atividades da sua gestão financeira em um único sistema. É só contar com o nosso dashboard , um sistema que coleta toda e qualquer transferência da sua maquininha e/ou do seu e-commerce. Assim, você consegue contabilizar e mensurar corretamente seu fluxo de caixa, recebíveis, contas a pagar e toda sua movimentação financeira.

As funcionalidades presentes que melhoram suas decisões no curto, médio e longo prazo são:

  • Entenda as recusas de aprovação de pagamento;
  • Configure como deseja receber os pagamentos e analise as melhores taxas;
  • Analise o faturamento; 
  • Cheque o rendimento da sua conta;
  • Avalie as atividades de vendas em todos os canais (website, maquininha, marketplace);
  • Visualize contestações de compra, pedidos em análise e valores devolvidos. 

Além do dashboard, o Mercado Pago tem uma conta PJ que oferece soluções financeiras completas para dar mais praticidade e agilidade para sua gestão, entre as facilidades disponíveis:

  • Transferências gratuitas e ilimitadas para qualquer banco;
  • Controle das entradas e saídas da sua conta de forma dinâmica, com a função “Seu dinheiro”;
  • Cartões sem anuidade e sem taxa de emissão;
  • Empréstimos sem burocracia

Ou seja, aqui, você tem tudo o que precisa para uma gestão financeira completa, garantindo agilidade, eficiência e segurança em todas as atividades, sem se preocupar com um ou outro processo importante. O melhor é que você também vai ter mais condições para criar e manter uma reserva financeira para imprevistos ou, até mesmo, dinheiro sobrando para seus investimentos.

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